Automazione della fatturazione elettronica: modalità d’uso e rettifica

Fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica è stata introdotta con l’obiettivo di velocizzare i processi, ridurre il consumo di carta e contrastare l’evasione fiscale. Una vera manna dal cielo per il team di contabilità, che ha velocizzato e snellito notevolmente il suo lavoro a tutto beneficio della produttività dell’azienda.

La “storia” della fatturazione elettronica inizia nel 2014, quando divenne obbligatoria per la pubblica amministrazione. Dal 2017 il Sistema di Interscambio è stato messo a disposizione anche di privati, come imprese e professionisti, per trasmettere e ricevere fatture in modo facoltativo.

Nel 2018, con la Legge di Bilancio, la cosiddetta e-fattura è diventata obbligatoria nei rapporti commerciali tra soggetti passivi IVA privati e verso i consumatori finali. Dal 1° gennaio 2019 l’utilizzo della fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per la cessione di beni, prestazioni e servizi tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato.

Cos’è la fatturazione elettronica?

Fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica è un sistema digitale che consente di scambiare, emettere e trasmettere fatture, riducendo lo spreco di carta ed il consumo eccessivo di inchiostro e stampanti. A differenza di prima, l’iter per emettere fattura è molto più semplice. Gli step sono i seguenti:

  • la fattura viene compilata tramite un software di fatturazione elettronica;
  • il soggetto che la emette, o il suo intermediario, appone una firma digitale per garantire l’origine ed il contenuto;
  • l’emittente deve inviare la fattura tramite il Sistema di Interscambio, cioè il punto di passaggio obbligatorio di tutte le fatture elettroniche verso le PA ed i privati;
  • dopo i dovuti controlli, in assenza di errori il Sistema recapita la fattura alla PA o ai privati.

Come rettificare una fattura elettronica

Nonostante il grande beneficio apportato alle aziende ed ai liberi professionisti, possono verificarsi problemi con la fattura elettronica. Talvolta può capitare di inviare la fattura al cliente sbagliato, oppure con importi non corretti.

Può rivelarsi necessario aumentare gli importanti fatturati per:

  • errori nella fattura;
  • errori nell’applicazione della corretta aliquota IVA;
  • modifiche contrattuali non inserite nella fattura.

In tal caso è necessario emettere una fattura integrativa, detta anche nota di debito. Se però la fattura non è stata inviata ancora allo SDI, si può annullare.

Quando si verifica una variazione in diminuzione dell’IVA, allora bisogna procedere alla rettifica della fattura, operazione denominata come nota di credito, che deve riportare:

  • l’indicazione dell’ammontare della variazione e della relativa imposta;
  • i dati identificativi della fattura originaria.

Perché affidarsi ad un software gestionale per la fatturazione elettronica: i vantaggi

L’obiettivo di ogni azienda è raggiungere la massima produttività e ridurre i costi. Per questo motivo Humable ha integrato i suoi strumenti anche sulla base dei software di fatturazione elettronica, sviluppando strategie per utilizzare i servizi di Data Entry con l’RPA. In tale ottica possiamo comprendere meglio i vantaggi dei software di fatturazione elettronica, che velocizzano i processi e aumentano la produttività.

Un bel taglio di tempo e denaro con l’e-fattura

Il primo vantaggio della fatturazione elettronica è il risparmio in termini di tempo e di denaro, uno dei principali obiettivi di ogni azienda. I pagamenti vengono effettuati in modo più rapido e senza ritardi, sono più facilmente gestibili e gli errori si riducono notevolmente.

Uno screening continuo della tua attività

I sistemi di fatturazione ti consentono di visualizzare in tempo reale ordini, fatture, pagamenti ecc., così da conoscere lo stato di salute della tua azienda. Puoi verificare con quali clienti hai più relazioni, quali ti garantiscono un maggior guadagno, quali sono più attivi in base ai diversi periodi dell’anno ecc. In questo modo puoi coordinare meglio le tue azioni e rafforzare le relazioni con i clienti più abituali.

Minori costi amministrativi

Quando parliamo di costi non dobbiamo considerare solo quelli legati alle risorse interne, alla carta, all’inchiostro ed alla manutenzione della stampante, ma anche quelli amministrativi.

Un eventuale errore può farti perdere dai 20 minuti alle 5-6 ore di lavoro, oltre che determinare una sanzione salata da parte dell’amministrazione finanziaria. Un gestionale efficace ti permette di ridurre gli errori, o comunque di rettificarli velocemente, abbattendo tempi e costi amministrativi.

Maggiore lucidità nelle scelte

Quando ti ritrovi ad effettuare molteplici fatturazioni, transazioni ed acquisti durante la tua attività, rischi di perdere di vista opportunità ed investimenti vantaggiosi. Con un gestionale performante puoi accedere all’enorme flusso di dati che quotidianamente incamera la tua azienda, così da visionare meglio i dati di vendita ed individuare eventuali criticità che rallentano la produttività.

Una migliore gestione dei clienti

In base al fatturato, al prezzo di ordine medio, ai pagamenti ed alla tipologia di prodotto venduto puoi conoscere meglio i tuoi partner ed i tuoi clienti. In questo modo puoi organizzare una vendita personalizzata ed apportare variazioni sugli stessi prodotti, facendoli adattare meglio ai nuovi trend di mercato e riducendo le giacenze.

Noi di Humable abbiamo la soluzione per ogni tua necessità, indipendentemente dal campo in cui operi.

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