KPI: la base per valutare i vantaggi di una tecnologia dirompente

KPI

L’attività d’impresa non deve solo essere efficiente, sottostare a standard di qualità e utilizzare strumenti e know-how all’avanguardia, essa deve anche poter misurare la sua propria performance generale.

Un’impresa, infatti, che non sia in grado di monitorare l’andamento della produttività, l’utile realizzato o gli altri fattori caratterizzanti del proprio business, difficilmente potrà individuare su quali elementi intervenire, al fine di ottimizzarlo.

Kpi nell’attività di automazione dei processi

Kpi

Nel dare inizio ad un’attività di automazione dei processi sarà determinante conoscere quali siano gli indicatori di performance ed i loro target, in modo da poterli comparare con i risultati che si otterranno ad implementazione completata. Questo criterio, applicabile ad ogni singolo settore dell’azienda, consentirà il monitoraggio e, dunque, la valutazione delle innovazioni apportate.

Vediamo ora cosa è un KPI, in che modo si implementa e quali sono i suoi campi di utilizzo. 

KPI, è l’acronimo di Key Performance Indicator, traducibile come, indicatore chiave di prestazione. Esso, altro non è che un misuratore dell’efficienza delle attività aziendali e potrà essere utilizzato trasversalmente in azienda dal dipartimento di marketing come da quello operativo, dal reparto informatico a quello delle risorse umane. E, ancora, dagli indicatori generali, che misureranno il volume di lavoro, per arrivare a quelli di qualità e costo e agli indicatori di servizio e di tempo, che ci daranno maggiori dettagli.

Si potrà, così, individuare quali obiettivi prefissati saranno stati raggiunti e quali no e il perché di questo.

Caratteristiche di una Key Performance Indicator

 

  • Misurabile

 

Una Kpi deve essere espressa in modo numerico, questo consentirà di rilevare, ad esempio, il TMG, ossia il tempo medio di gestione di un’attività. Si potranno, così, comparare i tempi impiegati, nello svolgimento di una medesima attività, da due addetti, e valutarne la maggiore o minore efficienza;

 

  • Comprensibile 

 

Una volta conosciuto il minor tempo utile a svolgere una specifica attività, si avrà modo di preventivare quante volte, la stessa, potrà essere ripetuta in un determinato arco di tempo. Questo consentirà di monitorare ed, eventualmente, ottimizzare la produttività del personale addetto;

 

  • Messo in relazione al contesto aziendale

 

Insieme al tempo medio di gestione, sarà opportuno utilizzare altri indicatori utili alla valutazione di un addetto, quali, ad esempio, quelli che misurino la qualità e la precisione del risultato ottenuto.

L’individuazione dei Target 

Una volta individuati i Key Performance Indicator più adeguati alla corretta valutazione di un’attività, bisognerà determinarne i target. E, questi, a loro volta, dovranno essere:

 

  • Realistici e raggiungibili 

 

Un obiettivo difficilmente raggiungibile o, addirittura, irrealizzabile, sarà inadeguato e non motivante. In termini di tempo, mantenendo inalterata la qualità del risultato si potrà considerare tale, un obiettivo che preveda un risparmio del 10%. In ogni caso, per stabilire un target con cognizione di causa, sarà utile monitorare i KPI interessati anche per un breve periodo di tempo;

 

  • Temporizzati 

 

Un obiettivo si dovrà realizzare in un tempo determinato perché, una volta raggiunto, potremo prefissarne un altro e, così di seguito, passo dopo passo, ottenere sempre una maggiore efficienza. Non avrà senso, dunque, porsi un target che non abbia una scadenza e, questa, opportunamente, sarà posta in ragione della priorità occupata nel contesto dell’attività aziendale.

Come individuare i KPI adeguati

 

Per raggiungere obiettivi strategici che abbiano un impatto positivo sull’azienda, sarà utile selezionare, attraverso un attento studio, i KPI più adeguati. Quindi, identificare i processi del proprio business, renderli misurabili e controllabili perché, per migliorare le performance e la produttività di un’azienda, sarà fondamentale conoscerne il modus operandi. Poi, porre i target di ciascun KPI che, se adeguati, rappresenteranno delle vere e proprie leve motivazionali.

Prendiamo ad esempio la definizione e la valutazione dei KPI in un’area specifica, quale l’inserimento dati o data management o date entry e ipotizziamo che un’azienda abbia l’esigenza di trasferire dei documenti o parte di essi, da un formato pdf, Portable Document Format, ad un suo portale web perché, i suoi clienti, possano essere costantemente informati circa l’evoluzione del prodotto o del servizio o, anche, del mercato. In questo caso, potremmo avere:

  • Un KPI quantitativo. ll TMG, che misurerà il tempo impiegato, dal personale addetto, a trasferire le informazioni contenute nel pdf sul sito web dell’azienda;
  • Un KPI qualitativo. Il QSC, Quality Score Card che valuterà la qualità dell’attività, esprimendo in percentuale il rapporto tra il numero di errori di trascrizione ed il totale dei dati riportati.

Ipotizziamo, ora, di implementare una soluzione di automazione intelligente di AIR, advanced image recongnition, capace di leggere i documenti in pdf e ricopiarli, per intero o in parte, sul portale dell’azienda, secondo delle regole predefinite. Ovviamente, dopo il test che ne certifichi il funzionamento, pur rimanendo con gli stessi KPI, non ha più senso far riferimento a target relativi ad attività non automatizzate. 

Ci atterremo, così, alla casistica secondo la quale, il TMG, si riduce dai 15 minuti, relativi all’attività dell’uomo, ai soli 3 minuti, impiegati dal bot. Inoltre, quest’ultimo, resta operativo h24 e sette giorni su sette, pertanto gli indici di produttività, su base temporale, cresceranno in maniera esponenziale.

Lo stesso discorso è applicabile al target di qualità, poiché il robot non potrà incorrere in errori di digitazione.

L’implementazione di soluzioni intelligenti, dovrà, dunque, garantire l’immediato miglioramento dei target per ciascun KPI ma sarà determinante, specie per i processi chiave aziendali, predisporne l’efficientamento, finalizzato alla crescita costante della produttività.

In conclusione, l’implementazione di un progetto quick win, consentirà di comprendere appieno le potenzialità della tecnologia propria delle soluzioni intelligenti e sarà propedeutica alla installazione di processi sempre più complessi ed al conseguente dirompente incremento di produttività garantito dal bot.

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