L’approccio per implementare una soluzione di automazione intelligente

implementare una soluzione di automazione intelligente

Nella tua azienda c’è un solo dipendente che ricopre diversi ruoli e risponde a numerose richieste? I tuoi clienti si aspettano un’esperienza digitale impeccabile? 

Già solo questi due motivi che portano le aziende a implementare una soluzione di automazione intelligente per una gestione più efficiente ed efficace del lavoro. 

Grazie all’automazione è possibile creare soluzioni vincenti eliminando ore sprecate in processi noiosi e meccanici, liberando i dipendenti da attività ripetitive e standardizzate.

In questo articolo vedremo come avviare e gestire le varie fasi di un progetto per implementare una soluzione di automazione intelligente.  

Le macrofasi per implementare una soluzione intelligente 

implementare una soluzione di automazione intelligente

Comprensione del fabbisogno e valutazione costi e benefici

Durante questa fase avviene il primo approfondimento della richiesta del cliente. Solitamente è utilizzata una figura professionale con competenza di account con specifiche competenze verticali sul business, che valuterà se e quanto sia utile procedere con l’implementazione della soluzione. Nello specifico, bisognerà identificare le attività facilmente standardizzabili, se queste abbiano un volume significativo e con quale frequenza si ripetono. In un secondo momento, analizzandone costi e benefici, si potrà appurare se convenga, o meno, automatizzare il task ovvero il processo.

Definizione del piano di lavoro e valutazione del ROI

 

In questa fase viene coinvolta la figura del project manager che dovrà stilare un piano di lavoro dettagliato e calcolare il tempo tecnico utile a ciascun ruolo impiegato nell’attività di automazione. Questo, consentirà una ulteriore stima dei costi e, di conseguenza, darà evidenza del ROI. Si appurerà, cioé, il tempo necessario perché, la diminuzione dei costi di gestione, ottenuti con la soluzione di automazione implementata, pareggino la spesa sostenuta ed abbia inizio il risparmio reale. Il ROI, quindi, costituisce un’ulteriore evidenza, più puntuale, dell’analisi costi benefici.

 

Scelta e preparazione della soluzione

Verranno approfonditi i processi da automatizzare verificandone i dettagli funzionali al fine di identificare le soluzioni applicative più adeguate. Alla verifica provvederà un analista funzionale, alla identificazione della corretta soluzione tecnica, un architect designer. Parallelamente alla definizione della piattaforma da utilizzare, verrà definita anche l’infrastruttura più adatta a garantire la corretta funzionalità della piattaforma stessa e, allo scopo, si coinvolgerà un esperto di infrastruttura (subjet matter expert). In questa fase si avrà, dunque, l’identificazione della piattaforma più adeguata e la trasformazione dei requisiti funzionali in requisiti tecnici comprensibili al team di programmazione.

 

Sviluppo della soluzione

Questa fase richiede il coinvolgimento del team di programmazione della piattaforma specifica, con l’obbiettivo di definirne le caratteristiche in conformità con le necessità del cliente.

 

Validazione, analisi e test della soluzione 

Questa è una fase di riesame, già opportunamente applicata ad ognuno dei precedenti passaggi. Qui, la verifica della comprensione della fase di analisi e il test della soluzione, rappresentano l’elemento discriminante di un approccio robusto. Per favorire lo sviluppo di un progetto, garantendo verifiche e controlli continui, esistono diverse metodologie di project management ma quella che riteniamo più adeguata e utilizziamo comunemente è la metodologia AGILE

 

Creazione della dashboard e manutenzione 

 Anche questa fase, preventivata all’avvio del progetto, viene nella realtà strutturata solo al completamento dello stesso. Solo ad implementazione ultimata, infatti, si potrà individuare il tipo di supporto utile ad una corretta manutenzione. Si procederà, dunque, a rilevare eventuali errori o interruzioni inaspettate del BOT e, subito dopo, alla realizzazione di una dashboard che monitori la pianificazione delle attività ed i risultati finali del task automatizzato. Operazioni, queste, indispensabili al fine di accertare l’efficienza della soluzione implementata perché, se così non fosse, si evidenzierebbero eventuali errori nel disegno della medesima e/o si rileverebbero parti del processo ancora da integrare.

 

 

Tutte le fasi sopra riportate, sono universalmente applicabili, quale che sia il settore di riferimento, purché adeguate alle necessità del committente. Infatti, grazie alla metodologia standard, lo sviluppo di una soluzione di automazione intelligente, si adatta velocemente a qualsiasi fabbisogno, differenziandosi, in base alla complessità del processo, solo per il tempo necessario alla sua messa in opera. Considerando comunque che secondo la logica del quick win anche soluzioni complesse possono essere scomposte e realizzate step by step, si arriva alla conclusione che nella fase di impostazione di un progetto è importante identificare momenti di condivisione frequenti, come è nell’utilizzo della metodologia AGILE, così da gestire sempre attività e task semplici ed evitare progetti complessi che possano generare incomprensioni e disallineamenti.

 

Per concludere, una corretta implementazione di una soluzione di automazione intelligente, non può prescindere da un robusto approccio né dall’utilizzo di personale con competenze tali da finalizzare correttamente le singole fasi progettuali.

Stai cercando di valorizzare al massimo la tua azienda? 

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